Cuando es necesario entregar algún tipo de información a nivel de toda la organización es complejo, existen estructuras culturales y detalles políticos que son necesarios considerar antes de decir “hola”.
Ante eso, el nivel de tensión que se produce al escribir algún comunicado, email o noticia que saldrá por intranet es todo un suplicio. Hay que cuidar cada una de las palabras que se usan y cuidar todos los flancos para que nadie “salte” ante la información. Podría haber funcionarios que les moleste, los gremios que no les parezca, alguien que mal interpretó la información y la divulga de otra manera.
Las cosas escritas en sencillo casi no se ven. Todo escrito debe venir con un párrafo de contexto en que se habla del tema desde la época de los fenicios, luego un párrafo con el detalle de la información a entregar, otro párrafo con los beneficios/repercusiones de dicha información y por último el gran párrafo de cierre que finaliza con “felices por siempre”.
Cada escrito pasa por varias manos: desde el susodicho que redacta la información gruesa, el periodista que le da una maquillada, el jefe de gabinete que revisa que esté dentro de la norma cultural y el gerente que da visto bueno para publicar. Nota: véase post de V°B para entender este mecanismo.
Con todo esto, una información tal como:
“Estamos probando una plataforma computacional para efectuar encuestas sobre los procesos de la organización. Ante esto, será posible que las personas de su equipo de trabajo participen de un Piloto la próxima semana para testear la plataforma?”
Debe escribirse así:
“En el marco de la preocupación de nuestra empresa y con el propósito de mejorar continuamente sus procesos y programas, es que XX efectuará, en las próximas semanas, una encuesta a una muestra de funcionarios para efectuar monitoreo de la implementación de XX.
Para la correcta aplicación de esta encuesta, se ha creado un formulario en intranet el cual debe someterse a prueba. Para dicho fin, se efectuará un piloto durante los días XX y XX de XX del presente. Este piloto permitirá evaluar el funcionamiento de la plataforma computacional, el tiempo de respuesta de la misma y la facilidad de obtención de los datos.
Para dicha actividad, y por la colaboración que existe entre las Áreas, hemos propuesto su equipo para que puedan apoyarnos en este proceso."
¿Qué tal?
...nota: cualquier semejanza con la realidad no es mera coincidencia...
